今さら聞けない?知っておこうビジネスメールのマナーとルール

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送信形式とお互いのプライバシー

送信するときに注意したい形式と添付内容

一般のメールで画像の貼り付けと文章の文字の色が変えられ自由度が高いという理由で多く採用しているのが「HTML形式」と呼ばれているメールマガジンに多い形式です。しかし受信先が企業になるとウイルス感染などの問題で受信できないように設定されていることが多く、ビジネスメールでは安全性の高い「テキスト形式」を使っています。
添付する画像や資料等は、ウイルスに感染していないか安全性を確認したうえで添付しましょう。ウイルスチェックのソフトも中身を更新しておかないと効果がありませんのでご注意を。
画質の善し悪しが関係する写真などのデータ量は重いものが多くサーバーが受け付けずエラーが出てしまいます。添付するデータ量が大きい場合は圧縮し受信側への負担を避けるようにします。その際にひと言メールに添付した内容とデータ量の件で断りを入れておくと親切かもしれません。

お互いのプライバシーと返信がほしいとき

スマホなどのメールで受信したときに気付くのが、数人の親しい人に送信している事実とその人たちのメールアドレスです。
ビジネスメールのやり取りに慣れている方は今さらなお話かもしれませんが、メール上でついついやってしまう失敗です。
TOは用件を伝えたい、または返信を求める相手の欄です。
誰に送信したのかがわかるCC欄は上司や関係者へ参考までにご確認をという情報の共有、社内でのやり取りに適しています。
同じ文面を複数に送信するのですが、誰に送信したのか相手から見えないようにできるのがBCCの欄です。
先に例として挙げたスマホのメールのように仲の良い人同士なら許せても、お互いのプライバシーを考えるならBCCに書いたほうが失礼にならずに済むということです。
確実に相手から返信がほしいときは、いつまでに返信をお願いするのか明記しておくと良いでしょう。
お互いに気持ちの良い取り引きになるビジネスメールにしましょう。


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