今さら聞けない?知っておこうビジネスメールのマナーとルール

>

読みたくなるメールの書き方とは?

誰が読んでもわかる文章を心がけよう

誰もが読みやすいビジネスメールにするため、簡潔に内容をまとめましょう。
いくつかポイントをご紹介します。
文章の4、5行ごとに空白行を挟むことで読みやすくなります。
見出し部分や注釈などには頭に記号をつけ強調します。
質問内容やポイントは箇条書きにしてまとめます。本文の始めに結論を書きます。
質問、報告等あると思いますが一つのメールにつき一件にしておくと混乱させずに済みます。
実際に文章を目で追うとき、文章の間隔が詰まっていると目で追っている場所がわからなくなり、読み返す時間がなくそのままになってしまうことがあるのです。
記号で強調すると意識下で「ここには何か大切な内容が書かれている」と思います。
次の箇条書きで理解してもらい、先に書かれていた結論で「どうしてほしいか」を伝えます。
ある程度予想しながら文章を読んでいて頭の中で処理をして次にどうするべきかを考えています。
簡潔に展開できる文章を心がけましょう。

急ぎの用件と読まれる件名とは?

新聞や雑誌を手に取って読みたいと思うのは見出しを見て内容はどんなものだろうかと興味を引くものではないでしょうか。
ビジネスメールの件名には内容が推測できる書き方をするのがポイントです。
「質問」なのか「資料」なのかをはっきりさせるだけでも印象が変わります。
件名に読みたくなる見出しをつけると内容が想像できますし確認しておこうと先に読まれることになるのです。
急ぎの用件を伝えるときは、件名に「至急」と書きます。
そうすることで相手に優先的に開封してもらいたい意思が伝わります。
ビジネスメールのすべては相手のためにどれだけ時間をかけずに読んでもらえるか?という配慮をしたものになっています。
要点を簡潔にまとめる文章の書き方を身につけ、後日電話連絡等でフォローできるメールとの上手なバランスの取り方が、先方との程よい距離感をつくるきっかけにもなるようです。


この記事をシェアする
TOPへ戻る